Asiakkaan tietojen jakaminen, kun tilillä useita valmentajia? (SYKE GO)

Onko tilillänne useita valmentajia, joiden pitäisi pystyä jakamaan asiakkuuksia? Haluatko tietää mitä tietoja asiakkaista pystytään jakamaan esimerkiksi yrityksen valmentajien kesken?

1. Valmentajat pitää kutsua tilin alta tilille.
 
2. Mikäli valmentaja haluaa tarkistella asiakkaiden henkilötietoja, pitää valmentaja kytkeä samaan ryhmään, kuin missä  asiakkaat on. Valmentajan kutsuminen pelkälle tilille ei tarkoita että valmentaja näkee kaikkien ryhmien jäsenet ja heidän tiedot. Vain tilin ylläpitäjät pystyvät näkemään kaikkien ryhmien tiedot.

Alla oleva kuvaus suoraan Sykkeen rekisteriselosteesta. 

5.1 Tarkempi kuvaus tilityypeistä ja niihin liittyvästä tietojenjaosta

• Treenaaja-tili (kuluttajatili): Tili, jota käyttää yksittäinen liikkuja/valmennettava.
• Valmentajatili: Tili, jota käyttää yksittäinen valmentaja ja omaa pääsyn tarkastella omien aktiivisten asiakkaidensa tietoja.
• Admintili: Tili, joka voi hallinnoida SYKE GO-tilin alaisia ryhmiä, määritellä muita admin-valmentajia, voi kutsua tilille uusia asiakkaita sekä valmentajia ja pääsee tarkastelemaan tilin asiakkaiden tietoja.
• Omistajatili (SYKE GO-tili): Tili, joka voi hallinnoida SYKE GO:n alaisia ryhmiä, määritellä admin-valmentajat, voi kutsua tilille uusia asiakkaita sekä valmentajia ja pääsee tarkastelemaan tilin asiakkaiden tietoja.

5.1.1 Treenaaja-tili

Tilin luominen:

1. Treenaaja-tilin voi luoda oma-aloitteisesti Sykkeen "rekisteröidy palvelun käyttäjäksi"- näkymästä joko syöttämällä sähköpostiosoitteen ja salasanan TAI luomalla tilin Facebook-tiliä käyttäen.
1. Tässä tilanteessa asiakkaan tiedot tallentuvat vain Sykkeen asiakasrekisteriin, mutta niitä ei jaeta kenellekään valmentajalle, valmentajayritykselle tai muille palvelun käyttäjille.
2. Valmentajayritykset ja valmentajat voivat pyytää myöhemmin lupaa päästä käsiksi asiakkaan tietoihin (myös historia) ja valmentaa tätä asiakasta toimittamalla asiakkaalle tietojenjakopyynnön, joka asiakkaan tulee hyväksyä joko sähköpostistaan tai vaihtoehtoisesti portaalista kirjauduttuaan palveluun sisälle.
3. Valmentajayrityksen tai valmentajan lupa katsella asiakkaan tietoja voidaan katkaista asiakkaan toimesta poistamalla omalta tililtä haluttu valmentaja/yritys tai valmentajan/valmentajayrityksen toimesta inaktivoimalla tai poistamalla asiakkuus.
4. Asiakkaan tiedot voidaan jakaa uudestaan kutsumalla asiakas uudestaan asiakkaaksi, jolloin asiakkaan tulee taas hyväksyä tiedot ja sen jälkeen jaetaan taas asiakkaan tiedot valmentajalle/yritykselle.
5. Asiakas voidaan siirtää/jakaa myös toiselle valmentajalle tai valmennusyritykselle, jolloin asiakkaan historia jaetaan myös tässä kohtaa (kts. alempaa ”tietojen jakaminen”)
2. Tili voidaan luoda myös ”kutsu asiakkaaksi” -lomakkeen kautta, jolloin valmentaja tai valmentajayritys toimittaa esitietolomakkeen asiakkaalle, minkä kautta asiakas luo samalla itselleen SYKE-tilin.
1. Tässä tilanteessa asiakkaan tiedot jaetaan automaattisesti kutsun lähettäneelle yritykselle ja/tai valmentajille.
2. Valmentajayrityksen tai valmentajan lupa katsella asiakkaan tietoja voidaan katkaista asiakkaan toimesta poistamalla omalta tililtä haluttu valmentaja/yritys tai valmentajan/valmentajayrityksen toimesta inaktivoimalla tai poistamalla asiakkuus.
3. Asiakkaan tiedot voidaan jakaa uudestaan kutsumalla asiakas uudestaan asiakkaaksi, jolloin asiakkaan tulee taas hyväksyä tiedot ja sen jälkeen jaetaan taas asiakkaan tiedot valmentajalle/valmentajayritykselle.

5.1.2 Valmentajatili

Tilin luominen: Valmentajatili on normaali valmennustili, jonka kautta voidaan valmentaa asiakkaita ja päästä käsiksi valmennettavien tietoihin. Tili voidaan luoda asiakkaan omasta toimesta ”rekisteröidy valmentajaksi” -sivulta, Healthfactoryn asiakaspalvelun toimesta asiakkaan luvalla tai Sykkeen muiden rekisteröidy valmentajaksi- lomakkeiden avulla (mm. 123contacform-palvelun kautta).

5.1.3 SYKE GO-tili (omistajatili)   

Tilin luominen:

1. SYKE GO-omistajatili on valmentajatili laajennetuilla oikeuksilla. Tili voidaan luoda asiakkaan omasta toimesta ”rekisteröidy valmentajaksi” -sivulta tai Syke Triben asiakaspalvelun toimesta. 
2. SYKE GO-omistajatili voi kutsua alleen useita valmentajia ja asiakkaita, ryhmitellä niitä ja luoda mm. verkkovalmennuksia.
3. Omistajatili voi antaa valmentajille admin-oikeuksia sekä poistaa valmentajia ja asiakkaita

5.1.4 Admintili

Tilin luominen:

1. Admintili on SYKE GO-tiliin kytketty valmentajatili laajennetuilla oikeuksilla. Tili voidaan luoda asiakkaan omasta toimesta ”rekisteröidy valmentajaksi” -sivulta tai SYKE Triben asiakaspalvelun toimesta. Admintilin oikeudet kytketään yrityksen omistajatilin alta.
2. Admintili voi kutsua muita valmentajia, asiakkaita, ryhmitellä niitä ja luoda mm. verkkovalmennuksia.
3. Admintili voi antaa valmentajille admin-oikeuksia sekä poistaa valmentajia ja asiakkaita
   
   

5.2. Tietojen jakaminen/siirtäminen tilityyppien välillä

Kaikkien tilityyppien tiedot kerätään oletusarvoisesti Sykkeen asiakasrekisteriin sekä tietokantaan, mutta niitä voidaan jakaa myös muiden valmentajien ja treenaajien kesken seuraavien kuvausten mukaisesti:

5.2.1 Treenaajatili (kuluttajatili)

Mikäli asiakas on kytketty yritykseen tai valmentajaan kohdan 5.1.1 mukaisesti, niin hänestä jaetaan häneen kytketyille valmentajille/valmentajalle/yritykselle tietoja seuraavan kuvauksen mukaisesti:

AINA JAETTAVAT:

1. Esitiedot ja perustiedot (esitietolomake) - Myös tavoitteet Esitietolomake jaetaan sellaisenaan ja sitä tulee muokata tai poistaa siitä tietoja, mikäli ei halua jakaa niitä valmentajan/uuden valmentajan kanssa
2. Tulosseuranta Jaetaan sellaisenaan (myös kaikki historiadata esim. edellisiin valmennuksiin liittyen) ja sitä tulee muokata tai poistaa siitä tietoja, mikäli ei halua jakaa niitä valmentajan/uuden valmentajan kanssa
3. Asiakkaan omat muistiinpanot ja tehtävät Jaetaan sellaisenaan (myös kaikki historiadata esim. edellisiin valmennuksiin liittyen) ja sitä tulee muokata tai poistaa siitä tietoja, mikäli ei halua jakaa niitä valmentajan/uuden valmentajan kanssa
4. Treenipäiväkirja Jaetaan sellaisenaan (myös kaikki historiadata esim. edellisiin valmennuksiin liittyen) ja sitä tulee muokata tai poistaa siitä tietoja, mikäli ei halua jakaa niitä valmentajan/uuden valmentajan kanssa. Treenipäiväkirjassa ei kuvata tarkkoja suoritetietoja Sykkeessä suoritettaviin treeniohjelmiin liittyen eli mm. sarjatuloksia ja niitä tietoja ei siis jaeta uusille valmentajille. Treenipäiväkirjasta jaetaan vain seuraavat tiedot: Harjoitteen otsikko, kesto, fiilis, koettu kuorma, kokonaistulos, syke sekä käsin lisätyt muistiinpanot.
5. Ruokapäiväkirja Jaetaan sellaisenaan (myös kaikki historiadata esim. edellisiin valmennuksiin liittyen) ja sitä tulee muokata tai poistaa siitä tietoja, mikäli ei halua jakaa niitä valmentajan/uuden valmentajan kanssa. Ruokapäiväkirjassa ei kuvata kuitenkaan asiakkaalle luodun ravinto-ohjelman tarkkoja tietoja, vaan ainoastaan jaetaan ravinto-ohjelman nimi otsikkotasolla, merkintä tuliko ruoka syötyä sekä mahdolliset asiakkaan tekemät omat merkinnät ja kuva mikäli sellainen on otettu.
6. Aktiivisuus Jaetaan sellaisenaan jos asiakas on antanut luvan (kts. kohta 6)

POIKKEUKSET:

1. Treeniohjelmat ja ravinto-ohjelmat Jaetaan vain ohjelman luoneen valmentajan kanssa tai yrityksen sisäisesti yritykseen kytketyille asiakkaan valmentajille. Asiakkaan uusi valmentaja/valmentajayritys ei pääse siis tarkastelemaan asiakkaan mahdollisen edellisen valmentajan tekemiä ohjelmia.
2. Valmentajan lähettämät liitteet Jaetaan vain liitteen lisänneen valmentajan kanssa tai yrityksen sisäisesti yritykseen kytketyille asiakkaan valmentajille. Asiakkaan uusi valmentaja/valmentajayritys ei pääse siis tarkastelemaan asiakkaan mahdollisen edellisen valmentajan lisäämiä liitteitä.
3. Valmentajien luomat tehtävät ja verkkovalmennuksiin liittyvät tehtävät Jaetaan vain tehtävän luoneen valmentajan kanssa tai yrityksen sisäisesti yritykseen kytketyille asiakkaan valmentajille. Asiakkaan uusi valmentaja/valmentajayritys ei pääse siis tarkastelemaan asiakkaan mahdollisen edellisen valmentajan tekemiä tehtäviä.
4. Chat Jaetaan vain valmentajan ja asiakkaan kesken (ei edes yrityksen sisäisesti)
5. Valmentajan asiakaskohtaiset muistiinpanot Ei jaeta asiakkaalle. Jaetaan vain muistiinpanon luoneen valmentajan kanssa tai yrityksen sisäisesti yritykseen kytketyille asiakkaan valmentajille. Asiakkaan uusi valmentaja/valmentajayritys ei pääse siis tarkastelemaan asiakkaan mahdollisen edellisen valmentajan tekemiä muistiinpanoja.

5.2.2 Omistajatili / yritystili / valmentajatilit SYKE GO

Mikäli valmentaja on kytketty yritykseen tai asiakkaaseen kohdan 5.1.2 mukaisesti, niin hänestä jaetaan häneen kytketyille asiakkaille, sekä yritykselle (mikäli kuuluu yritykseen) tietoja seuraavan kuvauksen mukaisesti:

ASIAKKAALLE:

1. Ohjelmat, mitkä tallentaa/jakaa asiakkaalle
2. Chat-viestit, jotka kohdistettu asiakkaalle
3. Tehtävät
4. Tulosseurannan merkinnät
5. Esitietolomakkeen muokkaukset
6. Yleisesti kaikki tieto mikä jaetaan asiakkaalle

MUILLE VALMENTAJILLE:

1. Katso kohta 5.2.1 treenajatili
2. POIKKEUS: Mikäli kytketty yrityksen valmentajaksi, niin poikkeuksena liitteet, asiakaskohtaiset muistiinpanot ja ohjelmat jaetaan muiden samassa yrityksessä työskentelevien valmentajien kesken, mikäli toimivat saman yrityksen sisällä jonkun tietyn asiakkaan valmentajana ennen, samaan aikaan tai myöhemmin.